Rabobank Case: Medewerkersonderzoek om cultuuromslag naar Agile werken te monitoren

Steeds vaker maken bedrijven deels of geheel de overstap naar Agile werken. Er zijn veel succesverhalen over hoe deze totaal andere manier van werken de implementatie van IT projecten in een stroomversnelling brengt. Het Spotify Model uit 2012, met z’n Tribes, Squads, Chapters & Guilds, is een veel gevolgd voorbeeld. Business en IT worden geïntegreerd in kleine, wendbare teams. Aansturing op basis van hiërarchie maakt plaats voor veel autonomie op de werkvloer. Echter, Agile werken is niet van de ene op de andere dag gerealiseerd. Het is een cultuuromslag, waarbij het monitoren van kennis, houding en gedrag van medewerkers van groot belang is. Medewerkersonderzoek genereert de benodigde feedback om tijdig te kunnen bijsturen met gerichte communicatie, informatie en coaching.

Figuur 1: Het Spotify Model uit 2012: Scaling Agile @ Spotify

In het veranderprogramma is een centrale rol weggelegd voor communicatie.

Bij de introductie van Agile werken voor zo’n 1500 medewerkers verspreid over de hele wereld vroeg Rabobank aan Delta Marktonderzoek om een medewerkersonderzoek op te zetten. Met als primair doel om de effecten van de communicatieactiviteiten in kaart te brengen. Communicatie werkt namelijk als smeerolie bij dergelijke verandertrajecten.

Het tailormade medewerkersonderzoek brengt niet alleen in kaart welk effecten de totale communicatiecampagne (inclusief andere interne communicatie, zoals mails van managers) en de interactie met collega’s hebben op kennis, houding en gedrag van medewerkers. Ook genereert het via de open antwoorden duidelijke verklaringen voor de positieve en negatieve feedback en geeft het inzicht in concrete plus- en minpunten van de communicatie.

Bij medewerkersonderzoek is het cruciaal om de deelnamebereidheid zo hoog mogelijk te houden.

Omdat het een ieder kwartaal terugkerend onderzoek betreft onder dezelfde groep medewerkers, is het van groot belang om de deelnamebereidheid zo hoog mogelijk te houden. Het lukt om ieder kwartaal de respons onder de medewerkers verder te verhogen, dankzij:

Uitgebreide interne promotie en onderstreping van het belang om de enquête in te vullen.
Een compacte vragenlijst, met een invulduur van minder dan 10 minuten. Want, hoe korter de vragenlijst, hoe hoger de bereidheid mee te werken.
Een mix van gesloten en open vragen. Met de gesloten vragen kunnen nauwgezet de ontwikkelingen in de tijd gevolgd worden. De open vragen bieden medewerkers de gelegenheid om hun persoonlijke meningen en ervaringen te delen.
Implementatie van een closed loop feedback. Met het terugrapporteren van de resultaten en de daarop gebaseerde acties laat Rabobank aan de medewerkers zien dat hun feedback serieus genomen wordt. Dit is de beste garantie dat ook bij toekomstige metingen de respons hoog blijft.

Compacte dashboards vertellen in één oogopslag de actuele stand van zaken.

Dashboards zijn een uitstekend medium om de resultaten van medewerkersonderzoek overzichtelijk te presenteren. In samenspraak met Rabobank heeft Delta Marktonderzoek op maat gemaakte dashboards ontworpen. Aan de hand van een beperkt aantal overzichten wordt duidelijk gemaakt hoe de KPI’s op het gebied van de communicatie en de houding ten aanzien van de cultuuromslag zich in de loop van de tijd ontwikkelen. Illustratieve citaten van plus- en minpunten verklaren niet alleen de meest recente scores, ook leveren ze praktische suggesties voor verbetering op.

Figuur 2: Fictief voorbeeld van het communicatie dashboard. Met dummy scores en lorum ipsum quotes.

Met een goede vinger aan de pols maakt Rabobank van Agile werken een succes.

De doorlooptijd van het medewerkersonderzoek om de cultuuromslag naar Agile werken te monitoren, is twee weken. Deze ‘sprint’ stelt Rabobank in staat om geheel in de geest van Agile werken snel opvolging te geven aan gesignaleerde knelpunten en behoeften aan specifieke informatie en communicatie. Daarmee voelen medewerkers zich gehoord en begrepen; en komt de kwaliteit en de omarming van het Agile werken ieder kwartaal op een hoger niveau te liggen.

“Dankzij dit medewerkersonderzoek ieder kwartaal kunnen we de communicatie telkens afstemmen op de actuele behoeften en zo de agile cultuur steeds verder versterken.“

Ernst Steinmeier | Rabobank